e-Rechnung
Die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für effizientes und digitales Arbeiten. Nur wenn Ihre Dokumente digital sind, können mehrere Mitarbeitende mobil oder an verschiedenen Standorten problemlos darauf zugreifen. Die Rechnungsverarbeitung ist das Paradebeispiel für einen nach wie vor oft papierlastigen und manuell geprägten Prozess.
Mit der intelligenten Lösung unseres Partners Ricoh bieten wir als Kramm Bürosysteme Ihnen einen einfachen, schnellen Weg Dokumente elektronisch zu empfangen und zu versenden. Wir schalten Sie mühelos auf der Plattform Ricoh IDX (Intelligent Data Exchange) auf und schon können Sie sich mit Ihren Lieferanten und Kunden elektronisch verknüpfen. Der Versand von Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen erfolgt über einen virtuellen Druckertreiber, der ganz reibungslos und schnell installiert wird. Das funktioniert ohne IT-Projekt und ohne Investitionen in Hardware oder Software.
Die Funktionen lassen sich neben Rechnungen auf alle Dokumente umsetzen die zwischen Ihnen und Kunden sowie Lieferanten ausgetauscht werden und ermöglichen so durchgängig digitale Prozesse von Angebot über Auftragsbearbeitung, Lieferung/Leistungserbringung und Rechnungsstellung. Mit Ricoh IDX sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, denn Ihre Arbeitsabläufe werden schneller und effizienter.
Die Bundesregierung plant ab 01.01.2025 im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen zuzulassen. Gleichzeitig sollen die umsatzsteuerrelevanten Daten an die Steuerbehörde übertragen werden. Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk ist auf diese neue Situation bestens vorbereitet. Mit über 400 Formaten setzen wir als Kramm Bürosysteme mit Ricoh IDX auf eine Portallösung, die keine Wünsche unserer Kunden offenlässt. Testen Sie uns!
TRAFFIQX®-NETZWERK
TRAFFIQX® ist ein B2B-Netzwerk, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, Dokumente in verschiedenen Formaten elektronisch auszutauschen. In diesem Netzwerk haben sich bekannte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen zusammengeschlossen, um gemeinsam den digitalen Dokumentenaustausch zu fördern. Auch unser Partner Ricoh ist als Anbieter in diesem Netzwerk vertreten. Unsere Kunden profitieren somit von dem Know-how, der Technologie und der ständigen Aktualisierung des gemeinsamen Portals.
Hier ein kurzes Video zur Erläuterung des TRAFFIQX®-Netzwerks.
VERSENDEN VON DOKUMENTEN
Sehen Sie wie sich mit der Lösung IDX unseres Partners Ricoh Dokumente versenden lassen.
EMPFANGEN VON DOKUMENTEN
Sehen Sie wie einfach und unkompliziert das Empfangen von E-Rechnungen und anderen digitalen Dokumenten mit Hilfe von Ricoh IDX funktioniert.
Das Versenden von Unterlagen gestaltet sich dank Ricoh IDX äußerst unkompliziert. Als Nutzer des Ricoh IDX-Portals legen Sie lediglich einmalig fest, in welchem Format Ihre Kunden und Geschäftspartner die Dokumente erhalten möchten. Das Portal von Ricoh IDX übernimmt dann die Umwandlung der Dokumente gemäß den individuellen Präferenzen Ihrer Kunden und Lieferanten. Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.
Digitale Dokumente sind dabei besonders praktisch, da sie nicht mehr ausgedruckt werden müssen und somit sowohl Druck- als auch Portokosten gespart werden können. Sollte ein Empfänger dennoch auf Papierunterlagen bestehen, diese in einem Druckzentrum zu drucken, zu kuvertieren und frankiert zu versenden – und das automatisiert. Auch diese Einstellungen müssen lediglich einmalig im Portal vorgenommen werden. Darüber hinaus ermöglicht Ricoh IDX den Versand per E-Mail und sogar per Fax.
Nutzen Sie das Ricoh IDX-Portal zur effizienten digitalen Verarbeitung von Dokumenten. Beispielsweise können Rechnungen direkt in Ihre Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder ERP-System digital eingehen und sogar automatisch validiert sowie bezahlt werden. Dennoch erhalten viele Unternehmen heutzutage weiterhin Rechnungen auf dem postalischen Weg. Diese müssen gescannt werden, um sie anschließend an das Portal zu übergeben und zu verarbeiten. Auch hierfür bieten wir einefache Lösungen über unsere Multifunktionsgeräte um die Dokumenten mit einem Klick zu übergeben.
Eine elektronische Rechnung, oft auch als E-Rechnung bezeichnet, stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer PDF-Rechnung – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Sie bieten die Möglichkeit automatisiert versendet sowie beim Empfänger medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet, archiviert und zur Auszahlung gebracht zu werden. Zum Teil sind bereits heute gängige elektronische Rechnungsformate wie X-Rechnung im Austausch mit Behörden oder ZUGFeRD etabliert.
Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere Verarbeitung, reduzierte Kosten für Druck und Postversand, geringeres Risiko von Übertragungsfehlern sowie eine effizientere Archivierung und Verwaltung.
Mit dem Ricoh IDX-Portal können Sie Rechnungen digital empfangen, verarbeiten und versenden. Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portal definieren Sie für jeden Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchte. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kunden- und Lieferantenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.
